ปัจจุบันธุรกิจใช้โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปในการจัดทำบัญชีและภาษี ตั้งแต่การบันทึกข้อมูล การออกเอกสาร การประมวลผล การปิดงบ การออกรายงานทางบัญชีและภาษี ด้วยปัจจัยที่เปลี่ยนแปลงไป ได้แก่ ปัจจัยภายใน เช่น ธุรกิจมีการปรับเปลี่ยน ขยายกิจการ หรือ ขยายสาขา หรือปัจจัยภายนอก เช่น การเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยี การเข้าสู่ยุคดิจิทัล เป็นต้น ทำให้องค์กรธุรกิจมีการเปลี่ยนไปใช้โปรแกรมบัญชีที่เหมาะสมกับกิจการเพื่อให้เกิดความสะดวกรวดเร็ว คุ้มค่ากับการใช้งาน ช่วยลดขั้นตอนการทำงานได้ และมีข้อมูลที่ถูกต้องน่าเชื่อถือในยุคที่มีการแข่งขันสูง
ปัจจัยที่ใช้ในการพิจารณาในการตัดสินใจเปลี่ยนแปลงโปรแกรมบัญชี
ก่อนที่ผู้ประกอบการจะตัดสินใจเปลี่ยนแปลงโปรแกรมบัญชี ควรทำการประเมินเบื้องต้นสำหรับปัจจัยดังต่อไปนี้
1. โปรแกรมที่ใช้อยู่ในปัจจุบันไม่เหมาะสมต่อการใช้งานในปัจจุบันอย่างไร
ผู้ประกอบการควรพิจารณาความรวดเร็วในการประมวลผลในการออกรายงานได้ทัน ความผิดพลาดจากการประมวลผลมีมากน้อยเพียงใด การใช้งานของโปรแกรมตอบรับกับการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีหรือไม่ หรือมีข้อจำกัดใดบ้างของโปรแกรมที่ไม่เป็นไปตามนโยบายการบัญชีและกฎหมายภาษีอากร การเลือกที่จะอัปเกรดโปรแกรมหรือแก้ไขบางส่วนของโปรแกรมสามารถทำได้หรือไม่ มีความคุ้มค่าเพียงใด
2. จำนวนรายการค้าและปริมาณเอกสาร
จำนวนรายการค้าและปริมาณเอกสารทางบัญชีในปัจจุบัน ขึ้นอยู่กับประเภทของกิจการและขนาดของธุรกิจ ถ้ากิจการมีขนาดใหญ่ขึ้น มีจำนวนรายการค้าและปริมาณเอกสารเพิ่มขึ้น ควรมีการเปลี่ยนแปลงโปรแกรมบัญชีหรือไม่
3. การพิจารณาคุณสมบัติของโปรแกรมบัญชีที่เหมาะสมต่อการดำเนินงานขององค์กรในปัจจุบัน
โปรแกรมบัญชีมีให้เลือกทั้งออฟไลน์และออนไลน์ สำหรับโปรแกรมบัญชีออฟไลน์ ผู้ประกอบการจ่ายซื้อซอฟท์แวร์บัญชีในครั้งเดียวและใช้งานผ่านคอมพิวเตอร์ที่มีการติดตั้งโปรแกรม และมีการอัปเดตข้อมูลผ่านระบบLAN ภายในสำนักงาน ได้แก่ โปรแกรม Express on server เป็นต้น
ปัจจุบันมีโปรแกรมบัญชีออนไลน์ ซึ่งใช้ระบบ Cloud เหมาะสำหรับการใช้งานในยุคดิจิทัล เข้ามาช่วยผู้ประกอบการในการจัดทำบัญชี จากทุกอุปกรณ์ที่เชื่อมต่ออินเตอร์เนตได้ ไม่ว่าจะเป็น Laptop, Smartphone หรือ PC โดยผู้ประกอบการสามารถติดตามข้อมูลทางธุรกิจได้แบบ Real time เช่น โปรแกรมบัญชี PEAK เป็นต้น
4. การพิจารณาค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องในการนำโปรแกรมบัญชีใหม่มาใช้
ในการพิจารณาโปรแกรมบัญชีใหม่ นอกจากคุณสมบัติของโปรแกรมควรเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง สำหรับโปรแกรมบัญชีแบบออฟไลน์ มีค่าใช้จ่ายในการติดตั้งซอฟท์แวร์ ส่วนโปรแกรมบัญชีออนไลน์มีค่าบริการรายเดือน ผู้ให้บริการบางรายมีส่วนลดให้ รวมทั้งพิจารณาบริการ Support ในการใช้งานด้วย
5. ความต้องการใช้รายงานของหน่วยงานที่เกี่ยวข้องทั้งภายในและภายนอกองค์กร
เป็นการพิจารณาการออกรายงานของโปรแกรมบัญชีที่ใช้อยู่ในปัจจุบันกับโปรแกรมบัญชีที่จะนำมาใช้ใหม่ว่ารายงานที่ได้ให้ข้อมูลที่ถูกต้อง ทันเวลา และตรงตามความต้องการผู้บริหารองค์กรในการนำไปใช้วางแผนหรือเพื่อการตัดสินใจหรือไม่ รายงานที่นำส่งหน่วยงานภายนอกเช่น กรมพัฒนาธุรกิจ กรมสรรพากร เป็นต้น มีความถูกต้อง อยู่ในรูปแบบที่หน่วยงานภายนอกกำหนดไว้ และออกรายงานได้ทันเวลาหรือไม่
ช่วงเวลาที่เหมาะสมในการเปลี่ยนโปรแกรมบัญชี
ในการเปลี่ยนแปลงโปรแกรมบัญชี ช่วงเวลาที่เหมาะสม คือช่วงหลังจากที่กิจการปิดงบการเงินประจำปีแล้ว เนื่องจากจำนวนรายการทางบัญชีของปีใหม่ยังมีจำนวนไม่มาก ในกรณีที่ผู้สอบบัญชีมีรายการปรับปรุงงบการเงิน กิจการก็สามารถเพิ่มรายการปรับปรุงยอดยกมาต้นปีของปีที่มีการเปลี่ยนแปลงโปรแกรมบัญชีได้
สิ่งที่ต้องเตรียมก่อนเปลี่ยนโปรแกรมบัญชี
เมื่อกิจการตัดสินใจเปลี่ยนโปรแกรมบัญชี สิ่งที่ผู้ประกอบการต้องจัดเตรียมก่อนที่จะมีการเปลี่ยนแปลงโปรแกรมบัญชี มีดังนี้
1. วางแผนงบประมาณที่ต้องใช้สำหรับโปรแกรมบัญชีใหม่
กิจการควรวางแผนงบประมาณค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องในการนำโปรแกรมบัญชีใหม่มาใช้ ได้แก่ ค่าใช้จ่ายในการติดตั้งซอฟท์แวร์สำหรับโปรแกรมบัญชีประเภท on server, ค่าบริการรายเดือนสำหรับโปรแกรมบัญชีออนไลน์ เป็นต้น ในกรณีที่กิจการจัดทำบัญชีเองและจ้างบุคลากรภายนอกมาดำเนินการเปลี่ยนแปลงโปรแกรมบัญชีรวมทั้งจัดการอบรมให้แก่ผู้ใช้งาน จะมีค่าใช้จ่ายในการจ้าง Outsourceและการจัดอบรมดังกล่าว
2. กำหนด Timeline และขั้นตอนของการนำโปรแกรมบัญชีใหม่มาใช้
กิจการควรวางแผน Timeline และกำหนดขั้นตอนในการนำโปรแกรมบัญชีใหม่มาใช้ เริ่มตั้งแต่การกำหนดช่วงเวลาในการเปลี่ยนแปลงโปรแกรมบัญชี การอัปโหลดข้อมูลจากโปรแกรมบัญชีเดิมมาลงในโปรแกรมบัญชีใหม่ การทดสอบรายการในระบบใหม่ การตรวจสอบความครบถ้วนของข้อมูลที่อัปโหลดมาจากโปรแกรมเดิม การกำหนดตารางการฝึกอบรม การปรับปรุงรายการยอดยกมาต้นปีของปีที่นำโปรแกรมบัญชีใหม่มาใช้ เป็นต้น
3. เตรียมข้อมูลสำคัญด้านบัญชี
ข้อมูลสำคัญที่ต้องเตรียมในการเปลี่ยนโปรแกรมบัญชีใหม่ ได้แก่ ข้อมูลงบทดลองของงบการเงินทีปิดบัญชีประจำปีแล้ว, ข้อมูลคู่ค้า, ข้อมูลสินค้า, ข้อมูลลูกหนี้/เจ้าหนี้ ซึ่งเป็นข้อมูลจากโปรแกรมบัญชีเดิมซึ่งควรมีการสอบทานความถูกต้องและครบถ้วนของข้อมูลที่จะนำมาอัปโหลดเข้าไปยังโปรแกรมบัญชีใหม่ เป็นต้น
การเปลี่ยนโปรแกรมบัญชีให้เหมาะสมกับขนาดของธุรกิจและการดำเนินงานขององค์กร จะช่วยให้การจัดทำบัญชี การปิดบัญชีมีความสะดวกรวดเร็ว ลดขั้นตอนความยุ่งยากและช่วยประหยัดค่าใช้จ่าย กิจการได้รับข้อมูลรายงานทางบัญชีที่ถูกต้อง ทันเวลาและนำไปสู่การเติบโตขององค์กรอย่างยั่งยืนในที่สุด
หากคุณกำลังคิดเปลี่ยนโปรแกรมบัญชี PEAK ชวนผู้ประกอบการ นักบัญชี และสำนักงานบัญชี มาทดลองใช้บริการโปรแกรมบัญชี PEAK นาน 30 วัน ฟรี! เพียงสมัครใช้งานที่ peakaccount.com ก็พร้อมจัดการงานบัญชีได้ทุกอุปกรณ์ ไม่ว่าอยู่ที่ไหน เมื่อไหร่ ก็จัดการงานบัญชี และติดตามข้อมูลธุรกิจได้ทันที
สมัครใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี คลิก peakaccount.com
หรือสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมทาง inbox ของ Facebook PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์
