ออกใบลดหนี้ แบบอ้างอิงเอกสาร ใน PEAK

หากผู้ใช้งานต้องการ ออกใบลดหนี้ แบบอ้างอิงเอกสาร สามารถทำตามวิธีการในบทความนี้ได้

การออกใบลดหนี้ คือ การออกเอกสารเพื่อลดหนี้ให้คู่ค้าที่จ่ายเงินมัดจำ หรือมาซื้อสินค้า/บริการกับทางกิจการ
การลดหนี้แบบอ้างอิงเอกสาร คือ การออกใบลดหนี้ โดยอ้างอิงกับเอกสารในระบบ (ใบรับเงินมัดจำ ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จรับเงิน) เป็นการออกเอกสารโดยใช้เงื่อนไขของเอกสารเดิม เช่น รายการสินค้า หรือราคาสินค้า ในการออกเอกสารลดหนี้เพื่อเปลี่ยนแปลงยอดสินค้า หรือราคาบางส่วน เป็นต้น

*แนะนำสัมมนา ถ้าคุณเพิ่งเริ่มใช้ PEAK แล้วไม่มั่นใจว่าจะใช้งานได้ถูกต้อง หลักสูตรนี้คือคำตอบ

เรียนรู้การตั้งค่า ออกเอกสาร บันทึกค่าใช้จ่าย และดูรายงานบัญชี
รู้จักระบบการทำงานทั้งหมดของ PEAK และเริ่มต้นใช้ได้อย่างถูกต้อง แก้ไขเป็น ยกเลิกได้
เปลี่ยนมือใหม่ให้ใช้ PEAK ได้ครบ onsite จบในวันเดียว ลงทะเบียนรุ่นถัดไปคลิก

วิธีการออกใบลดหนี้แบบอ้างอิงเอกสาร มีทั้งหมด 3 ขั้นตอนหลักๆ ดังนี้

การเลือกเอกสารที่ต้องการลดหนี้
ระบุรายละเอียดของการลดหนี้
การตัดชำระเงินของใบลดหนี้

ตัวอย่าง กิจการออกใบแจ้งหนี้ขายสินค้าจำนวน 20 หน่วย ราคาต่อหน่วย 1,500 บาทต่อมามีสินค้าเสียหายต้องลดหนี้พร้อมทั้งรับคืนสินค้าจากลูกค้าจำนวน 5 หน่วย ราคาต่อหน่วย 1,500 บาท

1. ออกใบลดหนี้ แบบอ้างอิงเอกสาร โดยเลือกเอกสารที่ต้องการลดหนี้

สามารถเลือกทำรายการได้ 2 รูปแบบ ดังนี้

1.1. เลือกเอกสารที่ต้องการลดหนี้ ผ่านเมนูใบลดหนี้

ไปที่เมนูรายรับ > ใบลดหนี้ > สร้าง

ออกใบลดหนี้ แบบอ้างอิงเอกสาร ไปที่เมนูรายรับ

รูปแบบใบลดหนี้ เลือก “ลดหนี้จากเอกสารเดิม”

เลือกเอกสาร ทำการเลือกชื่อลูกค้า/คู่ค้า ประเภทเอกสาร(ใบรับเงินมัดจำ ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน) และเลขที่เอกสารที่ต้องการลดหนี้
เมื่อเลือกข้อมูลครบถ้วนแล้ว > ให้คลิกปุ่ม “ถัดไป”

ออกใบลดหนี้ แบบอ้างอิงเอกสาร รูปแบบใบลดหนี้

หลังคลิกปุ่ม “ถัดไป” ระบบจะนำเข้าสู่หน้าสร้างเอกสาร

ออกใบลดหนี้ แบบอ้างอิงเอกสาร หลังคลิกปุ่ม

1.2. เลือกเอกสารที่ต้องการลดหนี้ ผ่านหน้าเอกสารใบแจ้งหนี้ หรือใบเสร็จรับเงินโดยตรง

ไปที่เมนูรายรับ > เลือกเมนู ใบแจ้งหนี้ (ใบส่งของ, บันทึกลูกหนี้) หรือใบเสร็จรับเงิน > ดูทั้งหมด

ออกใบลดหนี้ แบบอ้างอิงเอกสาร เลือกเอกสารที่ต้องการลดหนี้ ผ่านหน้าเอกสารใบแจ้งหนี้ หรือใบเสร็จรับเงินโดยตรง

เลือกเลขที่เอกสารที่ต้องการลดหนี้

คลิกปุ่ม “ตัวเลือก” > เลือก สร้างใบลดหนี้

หลังเลือก สร้างใบลดหนี้ ระบบจะนำเข้าสู่หน้าสร้างเอกสาร

2. ระบุรายละเอียดของการลดหนี้ สำหรับ ออกใบลดหนี้ แบบอ้างอิงเอกสาร

2.1. ระบุข้อมูลพื้นฐานของเอกสาร

เช่น เลขที่เอกสาร วันที่ออก การออกใบกำกับภาษีของใบลดหนี้

ออกใบลดหนี้ แบบอ้างอิงเอกสาร ระบุข้อมูลพื้นฐานของเอกสาร

2.2 ระบุข้อมูลการลดหนี้

ระบุสาเหตุของการลดหนี้ ระบุสาเหตุที่ลดหนี้
คำอธิบายอย่างย่อ ระบบจะขึ้นคำอธิบายอย่างย่อให้อัตโนมัติ ตามประเภทสาเหตุที่ลดหนี้ สามารถแก้ไขระบุคำอธิบายตามที่ต้องการได้
ลดหนี้ทุกรายการหรือไม่ จะมี 2 รูปแบบให้เลือกทำรายการ
- รายการที่ 1 ทุกรายการ คือ การลดหนี้ทั้งเอกสาร
- รายการที่ 2 เฉพาะรายการ คือ ระบุรายการที่ต้องการลดหนี้
มีการรับคืนสินค้าเพิ่มหรือไม่ จะมี 2 รูปแบบให้เลือกทำรายการ
- รายการที่ 1 รับคืนสินค้า สินค้าใน Stock จะเพิ่มขึ้น
- รายการที่ 2 ไม่รับคืนสินค้า สินค้าใน Stock จะไม่มีการเปลี่ยนแปลง

ออกใบลดหนี้ แบบอ้างอิงเอกสาร ระบุข้อมูลการลดหนี้

ตัวอย่าง รับคืนจำนวน 2 หน่วย จากที่แจ้งหนี้ไป 4 หน่วย ราคาต่อหน่วย 2,000.00 บาท
ดังนั้น เลือกรูปแบบการลดหนี้ เป็นแบบ “เฉพาะรายการ” > และเลือก “รับคืนสินค้า” > กดเครื่องหมายติ๊กถูกหน้ารายการสินค้า > ระบุจำนวนที่ได้รับ สินค้าคืน

2.3 สามารถกด “บันทึกร่าง” หรือ “อนุมัติอนุมัติใบลดหนี้”

เมื่อระบุข้อมูลของการลดหนี้ครบถ้วนแล้ว สามารถกดบันทึกร่างเอาไว้ก่อนได้ หรือกดอนุมัติใบลดหนี้เพื่อใช้งานเอกสารต่อไป

หากกดบันทึกร่าง ระบบจะทำการสร้างเอกสารใบลดหนี้ที่มีสถานะ “ร่าง” และสามารถกดอนุมัติในภายหลังได้

หากเข้าไปที่ใบแจ้งหนี้ต้นฉบับจะแสดงกล่อง “ข้อมูลใบลดหนี้” เพิ่มขึ้นมา ซึ่งจะแสดง

ลำดับของใบลดหนี้
วันที่ชำระใบลดหนี้
สถานะของใบลดหนี้
มูลค่าของใบลดหนี้

ออกใบลดหนี้ แบบอ้างอิงเอกสาร ใบแจ้งหนี้ต้นฉบับจะแสดงกล่อง

ในส่วนของ “ข้อมูลการชำระ” ซึ่งจะแสดง

สัญลักษณ์เอกสารนี้ถูกล็อคเนื่องจากได้รับชำระไปในบางส่วน และเอกสารถูกนำไปอ้างอิงกับใบแจ้งหนี้แล้ว
มูลค่าที่รอรับชำระหลังจากตัดกับเอกสารใบลดหนี้
มูลค่าของใบลดหนี้มานำมาตัดกับใบแจ้งหนี้

ออกใบลดหนี้ แบบอ้างอิงเอกสาร ข้อมูลการชำระ

3. การตัดชำระเงินของใบลดหนี้ สำหรับ ออกใบลดหนี้ แบบอ้างอิงเอกสาร

การลดหนี้แบบอ้างอิงเอกสาร สามารถรับชำระเงินได้ 2 รูปแบบดังนี้

3.1. การลดหนี้จากใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่มีการรับชำระเงิน ระบบจะบันทึกล้างลูกหนี้

หากใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ ยังไม่เคยรับชำระเงินมาก่อน เมื่อบันทึกใบลดหนี้ ระบบจะเลือกช่องทางการชำระเงินเป็นการตัดชำระกับเอกสารต้นฉบับ เพื่อล้างลูกหนี้ออกจากใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ เมื่อตรวจสอบยอดแล้วสามารถกดอนุมัติใบลดหนี้ได้เลย

ตัวอย่างการบันทึกบัญชี

ออกใบลดหนี้ แบบอ้างอิงเอกสาร การลดหนี้จากใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่มีการรับชำระเงิน ระบบจะบันทึกล้างลูกหนี้

สินค้าในสต็อกจะถูกรับคืนให้อัตโนมัติเมื่อมีการรับคืนสินค้า

3.2 การลดหนี้จากเอกสารรับชำระเงินมาแล้ว ระบบจะให้บันทึกจ่ายเงินคืนให้ลูกค้า

หากใบแจ้งหนี้ต้นฉบับมีการรับชำระเงินเต็มจำนวนจากลูกค้ามาก่อนแล้ว และคืนสินค้าภายหลัง เมื่อออกใบลดหนี้ ระบบจะให้เลือกช่องทางการเงินที่ต้องการใช้ชำระค่าสินค้าที่ลดหนี้คืนให้กับลูกค้า เมื่อตรวจสอบยอดแล้วสามารถกดอนุมัติใบลดหนี้ได้เลย

ข้อสังเกต

การออกใบลดหนี้ โดยอ้างอิงกับเอกสารในระบบ สามารถอ้างอิงได้ 3 เอกสาร คือ ใบรับเงินมัดจำ ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จรับเงิน
เอกสารใบรับเงินมัดจำ จะถูกล็อกไว้เป็น “ไม่รับคืนสินค้า” เสมอ เนื่องจากเอกสารไม่มีการบันทึกสต็อกสินค้า
ใบแจ้งหนี้ที่นำใบรับเงินมัดจำมาตัดแล้ว จะไม่สามารถออกใบลดหนี้ได้

แนะนำสัมมนา แอดมินมือใหม่หรือเจ้าของกิจการที่อยากเข้าใจงานเอกสาร-บัญชี ต้องไม่พลาด

สอนตั้งแต่จัดการเอกสารธุรกิจ ส่งสำนักงานบัญชี
จนถึงใช้งาน PEAK อย่างคล่อง พร้อมลงมือทำ Workshop จริง
Workshop Super Admin (2 วันเต็ม) ลงทะเบียนรุ่นถัดไปคลิก

– จบขั้นตอนการออกใบลดหนี้แบบอ้างอิงเอกสาร –